Optical Fiber B
知识分享

ERP系统验证过程的CSA应用

概念


ERP(Enterprise Resources Planning 企业资源计划系统),在基于企业信息流的基础上把企业的人、物、财等资源进行有效管理,一般分为集团型和单公司型。

现状


ERP在国内的主流品牌有SAP、用友、浪潮和金蝶等,对应的产品也都推出了云服务版本,并且各自都有针对于医药行业的最佳实践解决方案,支持GMP以及GSP的业务流程,例如支持物料/库存管理、采购管理、质量管理、销售管理、设备/资产管理、财务管理和人事管理等业务流程。不同厂家的系统对模块的名称叫法不同,但是都适用于生命科学领域业务流程。

范围


通常在做计算机化系统验证时,ERP系统的人事管理,财务管理以及与外接系统间传输的non-GxP数据不做验证。对于如何划分non-GxP数据的范围则需要进行相关的评估。同时ERP系统与MES,WMS,LIMS,QMS,主数据系统,OA,金税以及银行系统等会做接口,进行数据的交互。接口及传输的数据要进行评估,然后按照评估结果进行相应的验证,上述评估通常在验证计划阶段进行,以便于在验证计划中界定验证范围。

本文中,ERP系统类型划分为SAP和本土ERP,这样划分类别主要还是因为两类系统之间的差异。

1

目前国内几个知名的ERP系统都发布了医药行业版本,很多ERP实施商也都有医药行业ERP实施的解决方案包。而在做验证的时候,需要针对不同的ERP产品有针对性地制定验证方案,并根据系统的不同情况有侧重地做风险评估。

举个例子,针对审计追踪功能,如果需要进行二次开发来实现,就需要进行更多的测试。对于被选定的本土ERP系统哪些功能有标准的审计追踪功能,哪些需要进行二次开发,则需要实施商有成熟的解决方案,或者熟悉这个系统的验证SME在项目实施阶段投入更多精力参与方案讨论,受监管企业在产品选型和供应商招投标时应对供应商做充分的评估。

目前,ERP验证项目有实施与验证同步的,也有实施后再验证的。其中实施验证同步的项目会更加节省时间与精力,也会在最大程度满足用户需求的同时保证技术文档质量。对于已上线使用的系统,需进行补充验证,多数情况是实施团队已撤场,如果实施团队没有交付相关技术文档,补充验证过程就会花费更多的时间和精力,并且也会出现系统功能无法完全满足用户需求需要进行系统优化的情况。所以对于计划上ERP系统的企业来说,最佳选择就是实施和验证同步的项目模式,如果这种形式在实现时有困难,那么也建议企业要求实施团队提供项目实施期间的技术文档,为以后的验证工作提供信息。

ERP系统验证过程的CSA应用


随着CSA的推广,ERP系统的验证过程也在不断的完善和优化以达到一种平衡:预期用途的验证方法应做相应的调整,以支持公司快速向市场交付产品,同时还应确保患者安全、产品质量和数据完整性。而CSA使计算机化系统以更高的质量和速度验证预期用途。

在GAMP5 第二版中,在提到CSA的地方都会强调批判性思维以及SME。这是因为在缺乏批判性思维和使用非熟练从业者的时候,CSA并不能得到有效的应用,从而导致数据完整性风险。结合ERP的验证过程中遇到的问题,可能的风险在于:缺乏过程定义和数据流,配置设置定义和管理不当,电子数据和审计跟踪审核的程序制定和培训方面的差距,自动化业务流程的治理。

而从另一方面讲,在缺乏批判性思维的情况下,验证通常会成为模板活动,根据ISPE GAMP5附录M3应用公式化风险评估,无论风险评估的结果如何都会进行测试,以符合其内部公司精神。这样虽然做到了功能点的覆盖,但是也存在真正高风险的功能没有进行充分的测试,或者为了规避某些风险而进行了大量的且重复的测试。

例如:

  • ERP中的权限测试中,为了满足法规要求而对每个角色的权限进行功能和挑战测试,忽略了成熟商业化软件的标准功能出现错误的概率,以及分配给不同角色的相同权限在分配过程中出现错误的概率问题,在确认阶段进行大量且冗余的挑战测试。
  • 忽略了SAP生产环境和验证环境在相同的传输请求号中所包含的配置不一样的可能性,在生产环境重复检查系统配置。

上面的例子中提到的是一些商业化软件的标准功能,对于标准功能是否需要进行大量的重复的测试,在风险评估过程中应结合批判性思维以及SME的既往经验,并结合对供应商和产品的评估,定义适当的系统生命周期活动以及软件测试范围和软件测试方法。

CSA中有脚本测试和无脚本测试的概念,对于实施CSA来说,难点一般在于无脚本测试该如何把握范围和结果记录,因为CSV会强调测试执行结果的证据留档,对于执行结果要进行审核和批准确保用户既定需求的完整和正确实现。所以无脚本测试该如何执行才是可接受的?我们参照ISPE给出的建议(下表),做出了下面的实践案例:

2

实践案例1:Ad hoc测试举例

对系统是否在物料创建过程中对输入字段是否符合要求进行校验随机测试,测试由张三在2023年3月7日执行。

发现了问题003、004,并记录在缺陷清单中。

随机测试已结束,所有发现的问题已得到解决,系统功能符合预期。

签字:张三 03.07.2023

实践案例2:探索测试举例

3

这些都是提供保证的可能方式,而不是规定性的或全部的。类似的,不同的SME可能更适合不同的测试类型;例如,接口测试最好由系统SME,而探索性或错误猜测可能需要系统和业务专业知识才能最大限度地发挥作用缺陷检测。受监管的公司应该运用批判性思维来开发自己的CSV与CSA相结合的模型。应考虑有效的测试或保证策略(充分有效地应用批判性思维):正在测试的内容,如何构建,谁在执行测试,什么时候,用什么工具,为了什么目的。

对于CSA,过程中所需文件的详细程度可以根据风险优先级进行缩放(见下图),也就是说风险越高,越需要严格的测试和越高文档编制水平。

4

针对ERP系统,将ISPE GAMP5 第二版与CSA结合,在软件生命周期中基于风险评估的策略,使用一个简单的功能进行举例:

5

该需求的所有生命周期测试活动的完整列表如下所示:

6

在这种情况下,只记录了主要场景,这为使用现代技术(例如自动化)进行测试提供了更多时间。额外的场景由制造商确定进行测试,以确保它们能够正常工作,而不仅仅是用于检查目的。文档级别应考虑回归测试的任何未来需求(即,文档是否足够详细,重复迭代将遵循完全相同的测试程序?)和它是否提供了足够的保证来证明利用这些测试是合理的,而不是在以后的环境中将它们作为正式的脚本测试来重复。建议使用持续的指标和监控,以确保系统按预期运行。

总结

验证的重点应始终放在测试上,以确保数据完整性、产品质量和患者安全,而不是仅为检查目的生成文件。CSA的核心思想是通过足够的测试来确保软件质量以及适当的利用项目早期的测试活动,同时还要避免冗余文档。因此CSV和CSA并不冲突。对于受监管的企业来说,应将两者相结合,共同确保计算机化系统的合规,实现企业的数字化转型。

 

特邀作者

王之玲 / Amber Wang, NNIT 资深验证专家
专注于医药行业合规验证领域和软件测试领域,拥有16年工作经验,为中国本土生命科学企业提供合规验证咨询审计服务及ERP(SAP)、LIMS、WMS、EMS等计算机化系统、TypeC实验室仪器设备验证服务。曾主导完成10余个SAP,ERP,LIMS系统的验证,丰富的项目经验,擅长为不同场景制定针对性的验证策略,熟悉业务及流程。