Kort efter nedlukningen af Danmark måtte PFA Pension hurtigt opruste deres digitale samarbejdsplatforme. Med hjælp fra NNIT fik Danmarks største forsikringsselskab implementeret Microsoft Teams succesfuldt på tværs af organisationen.
Vores alles hverdag ændrede sig markant, da Danmark lukkede ned i marts 2020. Som mange andre virksomheder måtte PFA Pension sende de fleste medarbejdere hjem, og fra den ene dag til den anden var kun 10 procent af medarbejderstaben til stede på hovedkontoret i København.
Ifølge Lisbeth Løvschall, der er Projektleder i PFA, stillede den nye virkelighed krav til både it-infrastrukturen og de eksisterende digitale samarbejdsplatforme:
– Medarbejdere i PFA var vant til at sidde på kontoret. Ingen var rutinerede i at afholde virtuelle møder på det niveau, vi gør i dag. En del af vores rejse har været at implementere en digital samarbejdsplatform, der har gjort det lige så nemt at samarbejde som før pandemien.
Værktøjets tekniske modenhed
Da Microsoft Teams blev introduceret som arbejdsredskab i PFA i juni 2020, var det ikke medarbejderens foretrukne redskab, da Skype i mange år havde været normen for digitalt samarbejde. For at sikre Teams’ succes skulle NNIT hjælpe PFA med at opnå et teknisk modenhedsniveau og sikre, at værktøjet var skræddersyet til PFA’s arbejdspraksis.
– I begyndelsen af projektet var vi udfordrede på, at vores underliggende infrastruktur ikke var gearet til, at vi alle arbejdede hjemmefra og samtidig brugte video i møderne. Det drænede båndbredden, forklarer Jes Rude Dragsted, Head of Architecture and Technology i PFA.
Den tekniske modenhed lå særligt i samspillet mellem it-infrastrukturen og udviklingen af softwaren, som Jes Rude Dragsted påpeger:
I forlængelse af det gode samarbejde vi havde med NNIT umiddelbart efter Corona hjemsendelsen omkring VPN-adgange til alle, blev der også efterfølgende, i Teams projektet, arbejdet videre med dette. Da NNIT kom med på projektet, hjalp de os med at optimere vores VPN. Denne ændring bidrog til, at vi nu kunne udnytte Microsoft Teams videofaciliteter fuldt ud samt bruge Teams som et tidssvarende samarbejdsværktøj.
Tæt dialog og sparring
I samarbejdet med NNIT fremhæver PFA blandt andet den tætte dialog, de løbende projektmøder samt ekspertisen og kompetencerne inden for forskellige forretningsområder:
– Vi har brugt NNIT til juridisk sparring, da EU-domstolen afsagde dom i Schrems II-sagen, teknisk sparring inden for dataklassifikation, back-ups og meget mere. Vi er altid blevet vejledt gennem processen, hvilket har bidraget til fremdrift i projektet, forklarer Lisbeth Løvschall.
Jens Rude Dragsted fremhæver også NNIT’s dybdegående viden og ekspertise inden for it-infrastruktur:
Mere vil have mere
Efter Microsoft Teams er blevet en fast del af hverdagen hos medarbejderne i PFA, har det både vist sig at styrke det interne såvel som det eksterne samarbejde:
– Hvor Skype blev brugt meget til én-til-én samtaler, er der mange flere funktioner i Microsoft Teams. Blandt andet fungerer det glimrende, når vi skal facilitere større møder, hvor mange mennesker er samlet og kan se hinanden, fortæller Jes Rude Dragsted.
Også muligheden for at holde kundemøder på Teams styrkede interessen samt engagementet og begejstringen for det digitale værktøj. Projektet gik fra forandringsresistens, til at medarbejdere er blevet engagerede og begejstrede for samarbejdsværktøjet.
– Medarbejderne mærkede på egen krop, hvor velfungerende Teams-møderne var i forhold til Skype. Det betyder, at medarbejderne nu synes, at det er en fed oplevelse at mødes på Teams. Når jeg møder ind mandag morgen, ligger der ofte syv mails klar med nye forslag og spørgsmål til nye opdateringer i Microsoft Teams. De vil alle gerne have mere, siger Lisbeth Løvschall, og Jes Rude Dragsted tilføjer:
– Andre indikationer på, at medarbejderne er dybt optagede af Teams, er, at artiklen på vores intranet omkring værktøjet var den mest læste artikel i perioden. Og så har vi inden for kort tid fået over 1000 medarbejdere, der aktivt bruger Teams i dagligdagen.
Jes Rude Dragsted opsummerer afslutningsvist på den læring, PFA tager med sig fra projektet:
– Projekt har vist os, hvor vigtigt det er at holde permanent fokus på de digitale samarbejdsværktøjer, vi anvender. Vi kommer i hvert fald til at have et langt større anvendelses-/udviklingsfokus på området fremadrettet, hvor egenudviklede- og standard apps skal være med til udbrede anvendelsen af Teams.
